كيف تكتب خطاب إدارة بطريقة ناجحة؟ حيث تتواصل الإدارات مع بعضها البعض بشكل رسمي من خلال الرسائل التي يتم إرسالها من جهة إلى أخرى ، حسب الهدف المنشود من الرسالة الإدارية التي يتم إرسالها ، ويجب على كاتب الرسالة إتقان طريقة كتابتها ؛ بحيث تعتمد الكتابة على أسس ومهارات خاصة ، ولهذا سنخصص لك هذه المقالة حول محتويات موقع المحتويات لتتعلم كيفية كتابة خطاب إداري جاهز.
رسائل إدارية
تُعرَّف الرسائل الإدارية بأنها أحد أنواع الرسائل الوظيفية الرسمية. يرتبط أحد أطراف الاتصال الكتابي بوظيفة إدارية على الأقل ، تهدف إلى تعزيز وتقوية العلاقات بين الإدارات المختلفة في مؤسسات العمل. تتكون هذه الرسالة عادة من مجموعة من القرارات والمعلومات التي توكل إلى الأفراد العاملين في المؤسسة في مختلف الإدارات ، ويختلف محتوى الرسالة الإدارية حسب الجهة التي يتم إرسال هذه الرسالة إليها. تختلف الرسالة الإدارية المرسلة إلى الموظف عن تلك المرسلة إلى المدير العام أو إلى رئيس القسم وهكذا. وتجدر الإشارة هنا إلى أن للرسائل الإدارية مزايا عديدة ، وهي كالتالي:[1]
- تتميز الرسائل الرسمية باختصار الكثير من الوقت والجهد والمسافة بين مواقع الرسل المختلفة.
- الرسائل الإدارية شاملة.
- تتميز الرسائل الإدارية بطبيعتها القانونية التي يمكن للمستفيد الرجوع إليها عند الحاجة.
- تتميز الرسائل الإدارية بمحررها المسؤول عن إرسالها وكتابتها.
- تتميز الرسائل الإدارية بقدرتها على تعزيز العلاقات الجيدة بين الأطراف المعنية.
انظر أيضاً: نماذج الخطاب الإداري المتميز .. شروط كتابة خطاب إداري
أنواع المراسلات الإدارية
هناك أنواع عديدة من المراسلات الإدارية ، وهي كالتالي:
- خطاب إداري تنازلي: هو كتاب رسمي صادر من رئيس أعلى مستوى إداري.
- تصاعد الرسالة الإدارية: وهي رسالة إدارية رسمية يوجهها رئيس مستوى إداري بمستوى إداري أدنى.
- خطاب إداري موازي: هو خطاب رسمي موجه من رئيس مستوى إداري إلى رئيس مستوى إداري مماثل لنفس المنصب.
كيفية كتابة خطاب إداري
لمعرفة كيفية كتابة خطاب إداري ، يجب عليك اتباع كل من الخطوات التالية لكتابة متن أي خطاب إداري بطريقة ناجحة ومعتمدة:
- كتابة أجزاء الرسالة الإدارية المتمثلة في اسم المرسل وعنوانه ، ورقم تاريخ الرسالة ، وموضوع الرسالة ، واسم المرسل إليه وعنوانه ، والتحية الافتتاحية ، ونص الرسالة ، والمرفقات.
- ابدأ بكتابة عنوان الرسالة الإدارية ، وهي بداية الحرف المكتوب في الجزء العلوي من الخطاب ، ويتضمن عنوان المؤسسة بالتفصيل.
- كتابة رقم الحرف ، المعروف باسم المرجع ، والذي يشير إلى الموضوع الذي كتبت من أجله الرسالة ، وكذلك ترتيبها في كتب المؤسسة.
- اكتب تاريخ الرسالة في الجزء الأيمن من الرسالة متبوعًا باسم مكان المرسل ، مع ضرورة كتابة اليوم والشهر والسنة.
- كتابة اسم وعنوان المرسل إليه باللغة العربية في الجزء الأيمن من الخطاب ، وكذلك كتابته في الجزء المقابل باللغة الإنجليزية.
- – كتابة التحية الافتتاحية للرسالة الإدارية بعبارة ترحيب أشهرها السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
- اكتب موضوع الرسالة ممثلة ببعض الكلمات التفسيرية للموضوع المراد الرسالة من أجله.
- كتابة نص الرسالة الإدارية ، مع تمثيل الغرض من الموضوع الذي أُرسلت الرسالة من أجله ، مع مراعاة الوضوح والإيجاز واستخدام كلمات وعبارات واضحة وبسيطة.
- كتابة التحية الختامية بعبارات يقصد بها نهاية الخطاب الإداري.
- اكتب توقيع مرسل الرسالة ووظيفته.
- أرفق أي مرفقات بالرسالة ، مثل المستندات والمرفقات المخصصة لموضوع الرسالة.
- أخيرًا ، اكتب اسم مرسل الرسالة الإدارية والتوقيع.
كيف تكتب تقرير .. خطوات لكتابة التقارير بسهولة
نموذج خطاب إداري جاهز
نوفر لك خطاب إعلان جاهز مع موضوع طلب التوظيف على النحو التالي:
بسم الله الرحمن الرحيم
التاريخ: 26/3/2020
الأستاذ المحترم .. .. وبعد التحية وبعد ..
يسعدني تقديم هذا الطلب إليكم ، حيث أرغب في الحصول على وظيفة شاغرة مناسبة لي في شركتكم الموقرة ، فأنا خريج كلية… .. تخصص…. من جامعة… .. ولدي خبرة في …………. التحقت بالعديد من الدورات التدريبية في كل من ………… .. وقد أرفقت لكم جميع الوثائق التي تدعم رسالتي حتى أحصل على وظيفة مناسبة لخبرتي.
أتمنى من الله أن ينال طلبي موافقتك ، مع أطيب التحيات لك.
اسم المرسل /…. التوقيع………………
قالب خطاب إداري لمدير المدرسة
نقدم أدناه نموذجًا لرسالة إدارية إلى مدير المدرسة بالتنسيق المعتمد على النحو التالي:
رسالة طلب ملف إداري
اسم الشركة …
تاريخ …..
إلى المدير العام …………… ..
بعد التحية
عنوان:……………………..
أرجو مساعدتي في توفير الملف الإداري المطلوب في موضوع الرسالة والذي يحمل رقم مرجعي ….. حيث يساعد في تنفيذ المهام المتعلقة بعملي ، وسيعاد الملف إلى لك مرة أخرى بعد الانتهاء من استخدامه.
لك فائق الاحترام والتقدير
اسم الموظف ….
التوقيع…
نموذج رسالة شكوى إدارية
تعتبر الرسائل الإدارية المخصصة لموضوع الشكاوى خطابات رسمية يلجأ إليها كثير من الأفراد والموظفين في حالة تعرضهم لأي ضرر أو عقبة داخل بيئة العمل بالمؤسسة. في هذه الحالة يتم تقديم خطاب إداري بموضوع الشكوى على النحو التالي:
خطاب إداري لتقديم شكوى
إلى السيد المدير
بعيدا عن التحية
موضوع الشكوى الإدارية ……………………….
أقدم لكم هذه الشكوى بسبب الأذى والانتهاكات ، من خلال: (اسم الشخص المشكو منه) أثناء العمل ، ضمن ساعات العمل الرسمية في مؤسستك.
نص الشكوى الإدارية: تم توجيه هذا الخطاب إليكم للأسباب التالية: أولاً ………………
ثانيا……………
ثالث:………….
نهاية نص الشكوى الإدارية: أقدم لكم هنا هذه الملاحظات ………………… .. التي تؤكد حقي في تقديم شكوى.
لك خالص تقديري واحترامي. اسم المرسل. التوقيع.
استمارة تقديم شكوى لمكتب العمل والعمال .. استمارات وصيغة خطاب موجه لمكتب العمل
طلب صيانة نموذج كتاب إداري
في بعض الحالات قد يكون من الضروري كتابة خطاب إداري إلى أحد أقسام المؤسسة لطلب صيانة الخدمات المتاحة من خلالها. فيما يلي عينة من هذا النوع من الحروف على النحو التالي:
إلى رئيس القسم ………….
بعد التحية
تاريخ ….
الموضوع: نطلب منك الاحتفاظ بـ …………… .. في قسم ……………
دفعني اجتماع كل من الأسباب التالية لطلب الصيانة …………………
بيانات الجهاز للصيانة … نطلب منك اتخاذ الإجراءات اللازمة للحفاظ على استمرارية العمل داخل هذا القسم.
الرجاء قبول أقصى درجات الاحترام والتقدير
اسم الموظف …
التوقيع ….
انظر أيضًا: نموذج لكتابة تقرير عن موظف وكيفية كتابة تقارير عن الموظفين
قالب خطاب إداري رسمي باللغة الإنجليزية
وتجدر الإشارة هنا إلى أن هناك بعض المؤسسات التي تطلب إرفاق خطاب إداري باللغة الإنجليزية ، ومن ثم يمكنك اعتماد هذا النموذج:
سيدي العزيز ، أكتب هذه الرسالة لتقديم شكوى بشأن موظف خدمة العملاء في شركتك ……… فهو لا يجيد التعامل مع العملاء ، وهو دائمًا مشغول على هاتفه طوال الوقت دون تقديم الخدمات للعملاء ، لذلك أطلب منك الانتباه إلى رسالتي ، وأسأل عن مدى مراجعة موظفك واتخاذ الإجراء المناسب.
مع أطيب التحيات. الاسم
نصائح لكتابة الخطابات الإدارية
لكتابة رسائل إدارية ، يوصى بمراعاة كل من الضوابط والنصائح التالية:
- استخدم كلمات وعبارات واضحة لتسهيل فهم الرسالة.
- يجب أن تكون دقيقًا جدًا أثناء الكتابة.
- يجب توخي الحذر لتوثيق المعلومات الموثوقة في الرسالة.
- يجب تجنب استخدام الكلمات الصعبة التي يصعب فهمها.
- يجب الحرص على الإيجاز والوصول إلى موضوع الرسالة مباشرة دون إطالة أمدها.
- يجب الحرص على استخدام نوع وحجم معينين من الورق تكتب عليه الرسائل الإدارية.
- يجب كتابة الخطابات الإدارية بحجم متوسط وبعيدًا عن الأشكال والرسومات قدر الإمكان.
- يجب مراعاة ترك مسافات بين فقرات الرسالة لتسهيل عرض فكرة الرسالة.
- يجب تنسيق هوامش الرسالة بشكل صحيح.
- يجب استخدام المظاريف الرسمية في هذا النوع من الرسائل.
- يجب الحرص على كتابة العناوين الصحيحة داخل الرسالة.
- يجب أن يشير مرسل الرسالة الإدارية إلى وجود نسخ أخرى للرسالة إذا تم إرسالها إلى أكثر من جهة أو شخص واحد.
نماذج المراسلات الإدارية Pdf
هناك العديد من الأشكال المتاحة للمراسلات الإدارية حسب غرضها وموضوعها ، ومهما كانت الحالة ، فهي متوافقة معًا في الهيكل الموحد لكل منها ، بهدف تعزيز مهارات الاتصال داخل الشركات والمؤسسات العاملة في كل من الجمهور و للقطاعات الخاصة ، ويمكنك الاطلاع على شكل من أشكال المراسلات الإدارية كما يظهر لك. في الصورة المرفقة بك أدناه:
قالب تقرير الأعمال المكتمل
هنا نأتي بك إلى نهاية هذا المقال ؛ ومن خلالها قدمنا لكم كيفية كتابة خطاب إداري بشكل ناجح ، حيث تتم الكتابة بخطوات عملية وسهلة وفق ما شرحناه لكم في سطور مقالتنا أعلاه ، كما قدمنا لكم عينات من مجموعة متنوعة من الرسائل الإدارية.