غالبًا ما يتم البحث عن أهم معوقات التخطيط ، وهي العملية التي تهدف إلى تحديد الأهداف المستقبلية ومن ثم تحديد الوسائل والطرق والبدائل التي يمكن اتباعها لتحقيق تلك الأهداف ، والتي يجب أن تكون تلك الأهداف التي تتناسب مع الموارد المتاحة. . البدائل والوسائل في إطار خطة مدروسة ومتوازنة يضعها المسؤولون والمتخصصون في هذا المجال للعمل على تطوير المؤسسات وتحقيق الأهداف التي تسعى إليها وفق المسار المنظم.
الهدف هو تحديد معوقات التخطيط لتجنب الوقوع فيها ومن أجل التعرف عليها ، من الضروري أيضًا فهم ماهية التخطيط وأهميته وأنواعه وشروط نجاحه ، والتي سنعرضها بالتفصيل في المقال التالي الذي نقدمه لكم في موسوعة فتابعونا.
العقبات الرئيسية للتخطيط
يُعرف التخطيط باللغة الإنجليزية (التخطيط) ، وهو من أهم وأبرز المصطلحات المتعلقة بالمنظمات والمهام الإدارية والمشاريع المختلفة التي يعملون عليها. كما تحدد ما هو مطلوب إنجازه من حيث العمل والوظائف التي يمكن للإدارة أن تحددها بنفسها.
يجب أن يتسم التخطيط بالاستمرارية ، وهو ما يمثل أهم الخطوات التي يجب على الإدارة اتباعها في سعيها لتحقيق الأهداف التي تطمح إلى تحقيقها ، علما أن هذا التخطيط يجب أن يقوم على أسس واضحة وركائز راسخة تم وضعها بناءً على ما وصل العقل. وقد تواجه أثناء تنفيذها بعض المعوقات التي تحول دون نجاحها ، وهي كالتالي:
العقبات التي تسبب فيها المسؤولين عن تنفيذ التخطيط
وهذه العوائق قد تنبع من المسؤولين عن تنفيذ التخطيط بأنفسهم والتي يمكن توضيحها على النحو التالي:
عدم التخطيط
- لا يعطي مسؤول التخطيط القدر المطلوب من الاهتمام فيما يتعلق بتنفيذ الخطة ، ولا يستفيدون من المواد المتاحة بشكل جيد من أجل تحقيق الأهداف الموضوعة.
- على الرغم من أن التخطيط يتم في إطار آلية يتم وضعها في إطار العمل ، إلا أنه غالبًا لا يصل إلى الحد الإلزامي الذي يفرضه العمال داخل المشروع.
مقاومة التغييرات
- حيث يعتمد التخطيط على التغيير في بيئة العمل بما في ذلك التغييرات التي تليها تغييرات في نظام العمل ونمطه.
- وما يتبع من الأساليب الروتينية ولكن في كثير من الحالات لا يقبل الموظف أو العامل هذا التغيير ويفضل البقاء على النمط الذي اعتاد عليه.
اعتمد على الخبرة
الاعتماد على الخبرة فقط أثناء التخطيط والتركيز عليها قد يرقى إلى إهمال عناصر مهمة أخرى تساهم في الوصول إلى خطة ناجحة ومن ثم تنفيذها بالشكل المطلوب.
عدم التفريق بين دراسات التخطيط والدراسات التخطيطية
- وهذا يعني ما يتم تطويره من دراسات تخطيطية متعددة ومختلفة في إطار تنفيذ عملية التخطيط حتى يتم تسوية إحداها ، وهي أنسبها فيما بينها وهي الوحيدة الملزمة لذوي الشأن.
- بينما الدراسات والخطط الأخرى يرى البعض أنها إلزامية وهوف.
العقبات الناشئة عن الخطة
هناك العديد من العقبات المختلفة التي قد تنجم عن الخطة نفسها. ولعل أبرز المعوقات التي قد تنجم عن الخطة تتمثل في النقاط التالية:
صعوبة الوصول إلى المعلومات الدقيقة
- ويرجع ذلك إلى حقيقة أن مسألة التنبؤ بالمستقبل تجعل من الصعب الحصول على معلومات معينة أو دقيقة لا تقبل الخطأ أو التغيير.
- حيث يوجد العديد من الأشياء التي قد تتغير وتتغير ، ولا يتطابق حدوثها تمامًا مع ما كان متوقعًا أو متوقعًا تمامًا.
- ومع ذلك ، من خلال استخدام طرق التنبؤ عالية الدقة ، يمكن أن تكون احتمالات حدوث هذه التنبؤات أقل بكثير مما هو متوقع ، وتصبح أكثر دقة.
عدم المرونة
- في بعض الأحيان يصبح من الصعب مواكبة خطة التغييرات المختلفة التي قد تحدث داخل المنظمة ، مثل التغيير في السلوك وأنماط العمل.
- أو التغيير المتعلق بسياسة التعامل مع بيئة العمل والشؤون الداخلية للموظفين.
- قد يتعلق أيضًا بمسائل خارج المؤسسة ، مثل التغييرات في العمليات التكنولوجية والاقتصادية والسياسية التي لا تستطيع المؤسسة تتبعها بعد ذلك.
تغييرات متتالية
نتيجة للتغيرات السريعة وخاصة في مجال الصناعات التكنولوجية ، تصبح الإدارات مشوشة وبالتالي تؤثر على استقرارها ، والصعوبة الكبيرة في القدرة على التعامل مع هذا التغيير.
نفقات
تتطلب عملية التخطيط توافر النفقات اللازمة ليتم تنفيذها بالطريقة المحددة. هذه النفقات ليست قليلة في الواقع ، وغالبًا ما تكون متاحة فقط مع الإدارات التي تنتمي إلى مؤسسات كبيرة وليس غيرها.
الوقت
- يعني الوقت الذي يجب اتخاذ القرار المناسب خلاله عندما تتوفر معلومات مناسبة كافية.
- لكن في بعض الأحيان تتعرض المنظمة لضغوط من مختلف الأنواع تجعل المسؤولين في حالة اضطرار لاتخاذ بعض القرارات حتى لو كانت غير مناسبة أو مناسبة للخطط الموضوعة.
مفهوم التخطيط
- يذكر أن هناك العديد من التعريفات التي تم ذكرها في توضيح مفهوم التخطيط ومنها ما ورد في قاموس أكسفورد والذي أوضح التخطيط بقوله إنه (عملية وضع الخطط التي تتعلق بشيء ما) كما كان حدده مفكرون مثل ما قاله (هنري فايول) أن التخطيط (يشمل التنبؤ) كيف سيكون المستقبل ، بما في ذلك التحضير لذلك المستقبل) ، كما حدده (جورج تيري) على أنه (الاختيار المرتبط بالحقائق ، والاستفادة من الافتراضات حول المستقبل ، عند تصور وتشكيل الأنشطة المقترحة التي يعتقد أنها ضرورية لتحقيق النتائج المرجوة).
- قال عنه (احمد السيد مصطفى) انه (فن التعامل مع المستقبل ، وانه الوظيفة المبكرة ، او نقطة الانطلاق في اي عملية ، وانه يشمل تصميم الاهداف ، وتقييمها ، واختيارها). المناسب منها ، وتحديد كيفية تحقيقها ، من خلال البرامج ، وأن هذه الأهداف كمعايير لقياس الأداء الفعلي ، يعتمد التخطيط على عنصرين أساسيين: التنبؤ بالمستقبل والاستعداد للمستقبل.
أهمية التخطيط
ترجع الأهمية الكبرى للتخطيط إلى عدة أسباب أبرزها:
- رفع كفاءة عملية الاتصال والتعامل بين فريق العمل.
- المساهمة في تحقيق التفكير الصحيح والفهم الواضح للهدف وتحقيق الأهداف المراد تحقيقها منه.
- العمل على تحقيق ما تسعى التنمية إلى تحقيقه.
- المساهمة في تحديد الأولويات واتخاذ القرارات.
- المراقبة المستمرة لعملية تنفيذ المهمة.
- دعم التركيز على استخدام الموارد لضمان تحقيق الأهداف المرجوة.
- استغلال الإمكانات والموارد المتاحة إلى أقصى حد ممكن بطريقة تقلل التكلفة بقدر الإمكان.
- إتاحة الفرصة للرقابة لأداء دورها والتأكد من أن العمل يسير بشكل جيد.
- وضح الأهداف للمساعدة في فهم الهدف بسرعة وبالتالي تسهيل تنفيذه.
- مواجهة التغيرات المفاجئة التي قد تحدث ، حيث أن التخطيط يهتم بالمستقبل ، وبالتالي فإن التوقعات الناتجة لا تتطلب منك أن تكون متيقنًا دائمًا ، ومن خلال التخطيط ، والأمور الطارئة والمشكلات التي قد تحدث ، ثم وضع الحلول التي تساهم في تجنبها. ، يمكن توقعها. وحتى تحديد الطرق التي يمكن من خلالها التعامل مع هذه المشاكل ومعالجتها.
أنواع التخطيط
ينقسم التخطيط من حيث النوع إلى نوعين مختلفين ، كما سنوضح فيما يلي:
التخطيط حسب الوقت
ينقسم هذا النوع من التخطيط إلى الأنواع التالية:
التخطيط على المدى الطويل
وتستمر لمدة خمس سنوات تقريباً ، وهو ما تركز عليه المؤسسات والوزارات الكبرى.
التخطيط على المدى المتوسط
تستغرق عملية التخطيط حوالي عام أو أكثر ، لكنها لا تصل في كثير من الأحيان إلى فترة الخمس سنوات ، وغالبًا ما نعني هذا النوع من التخطيط للإدارات والمؤسسات الاقتصادية.
التخطيط على المدى القصير
لا تتعدى فترة سنة واحدة ، حيث يتم وضع خطة للأهداف العامة ، ثم تنتقل إلى التخطيط لكل جزء من الأجزاء.
التخطيط حسب النطاق
يتم تقسيم تخطيط مجال التأثير على النحو التالي:
التخطيط العملي
- أو ما يعرف بـ (التخطيط التنفيذي) والذي يتضمن إنجاز المهام حتى الوصول إلى مرحلة الرضا عن التنفيذ.
- حيث يتميز هذا النوع بكونه يستغرق فترة زمنية قصيرة مقارنة بالأنواع الأخرى حيث لا تتجاوز قيمته سنة واحدة أو أقل.
التخطيط التكتيكي
- يختص هذا النوع من التخطيط بتنفيذ الخطط المتفق عليها سابقاً في الخطط الإستراتيجية.
- بالإضافة إلى اهتمامه بتحديد الأساليب والمسؤوليات ، مع العلم أن هذا النوع يتميز بكون الفترة الزمنية التي يستغرقها أقصر من فترة التخطيط الاستراتيجي.
التخطيط الإستراتيجي يحرص التخطيط الإستراتيجي على الاهتمام بالشؤون العامة للدائرة أو المنظمة ، ويتوفر عنصر المشاركة بشكل متسق وواضح يبدأ بالاتجاه الذي تقصده الإدارة العليا. ثم الانتقال إلى كافة المستويات الإدارية الأخرى مما يساهم في تطوير المنظمة ، وتناغم وحداتها المختلفة. التخطيط النوعي والشامل
- يأخذ التخطيط النوعي الإمكانات الطبيعية والحضرية والاجتماعية والاقتصادية في التركيز.
- بينما التخطيط الشامل ، فإنه يركز معظم اهتمامه على عامل واحد فقط ، وليس أكثر من عوامل أخرى ، وقد يتجاهل هذه العوامل تمامًا دون النظر إليها.
مواجهة صعوبات التخطيط الفعال
من أجل تجنب التعرض لعوائق التخطيط ، هناك بعض الخصائص التي يمكن اتباعها للوصول بعملية التخطيط إلى النجاح الفعال. ومن شروطه ما يلي:
- وضوح الأهداف النهائية: بحيث تكون تلك الأهداف واضحة ومحددة بشكل لا يخضع للتغيير أو الاجتهاد ، وكذلك أهمية التحضير للنتائج المتوقعة ، ووضع جداول زمنية دقيقة للغاية ، مع تسخير كافة الجهود والموارد. لتحقيق تلك الأهداف.
- التزام منفذي الخطة: يجب على جميع المسؤولين عن تنفيذ التخطيط في المنظمة الالتزام بالمهام الموكلة إليهم طوال عملية التخطيط وأثناء التنفيذ ، مع التحديد الدقيق للجهة المعنية بالتنفيذ وتقسيم الأدوار بين موظفيها ، مع اهمية ضمان مشاركة المشرفين في وضع الخطة والمسئولين عنها في التنفيذ واخذ نصائحهم واستشاراتهم.
- دقة المعلومات: من المهم أن تكون الإحصائيات والمعلومات المطورة دقيقة وصحيحة بحيث تعكس الواقع ولا تتعارض معه. غالبًا ما يتزامن الفشل في تحقيق الأهداف المرجوة مع فشل التنبؤات العشوائية التي لا تستند إلى أسس مدروسة جيدًا وحقائق ذاتية.
مما سبق يتضح أنها عملية منهجية تتمنى وفق إطار عمل استراتيجي منهجي يهدف إلى تحديد الأولويات والأهداف والمبادئ بطريقة تضمن التفكير فيما سيحدث في المستقبل.